Privacybeleid

Uw gegevens bij een sollicitatie

Welke gegevens vraagt het formulier?

• Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Uw opgegeven niveau voor Nederlands, Frans en Engels.
• Uw geselecteerde woonplaats, gewenste werkplek en uitvalsbasis tijdens de opleiding in Aalst (een gemeente of, als u daarvoor kiest, een volledig adres) en uw bevestiging dat u over een stabiele breedbandverbinding en een rustige werkplek beschikt.
• Uw motivatie en, als u die toevoegt, uw cv in pdf-formaat.
• Uw beschikbare tijdblokken van maandag tot zaterdag, met één vast weekrooster of twee afwisselende weken.
• Uw akkoord met dit privacybeleid.

Velden met een sterretje zijn nodig voor de behandeling via het formulier; een cv toevoegen is optioneel. Geef geen rijksregisternummer, kopie van uw identiteitskaart, medische gegevens of andere gevoelige informatie door die niet nodig is voor uw sollicitatie. Een gemeente volstaat in de locatiezoekvelden. U kunt vrijwillig een volledig adres kiezen om de rijtijd nauwkeuriger te laten controleren.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken ze om uw kandidatuur voor de vacature te behandelen, uw relevante vaardigheden en beschikbaarheid te beoordelen en u over uw sollicitatie te contacteren. De rechtsgrond is het nemen van stappen op uw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG). Uw akkoord met het privacybeleid is geen toestemming voor reclame of voor opname in een kandidatenbestand voor toekomstige vacatures.

Controles in het formulier

Het formulier controleert automatisch of Nederlands, Frans en Engels minstens op niveau ‘Goed’ zijn ingevuld. Bij ‘Matig’, ‘Basis’ of ‘Noties’ kan het formulier niet worden verzonden. Ook ontbrekende verplichte velden, overlappende tijdblokken en meer dan 38 uur beschikbaarheid per week blokkeren de verzending. Deze controles gebeuren op basis van uw eigen antwoorden, zonder AI-score.

Wilt u een taalniveau of een blokkering toelichten, betwisten of door een persoon laten beoordelen? Neem dan contact met ons op via de bovenstaande contactgegevens. U kunt langs die weg uw situatie uitleggen en om een menselijke beoordeling van uw kandidatuur vragen.

Locatiezoekfunctie en rijtijdcontrole

De drie locatievelden gebruiken Google Maps. De tekst die u intypt wordt na een korte pauze naar Google verzonden om adressen en gemeenten voor te stellen. De gekozen locatie wordt gebruikt om uw selectie te bevestigen. Voor uw uitvalsbasis tijdens de opleiding berekent Google bovendien een autoroute naar onze opleidingslocatie. Google ontvangt daarvoor de vertrek- en bestemmingslocatie; de website toont de bestemming en de exacte rijtijd niet aan kandidaten. Zie de privacyverklaring van Google, met informatie over internationale verwerkingen, en de gebruiksvoorwaarden van Google Maps.

We gebruiken de snelste van de teruggegeven autoroutes zonder actuele verkeersdrukte. Bij selectie van een gemeente of straat is dit een schatting vanaf het door Google bepaalde referentiepunt. Het resultaat kan dus verschillen van de reistijd vanaf uw precieze adres. Een volledige adresselectie is optioneel. De geselecteerde locaties en het resultaat van de controle blijven maximaal twee uur geldig in de formuliersessie en de geselecteerde locaties komen bij verzending in de sollicitatiemail. De technische sessie kan langer bestaan tot opruiming door de server. Het aantal zoekopdrachten en controles wordt beperkt tegen misbruik.

Wanneer de berekende rijtijd de toegestane grens overschrijdt, blokkeert het formulier de sollicitatie automatisch. Alleen een brede tijdcategorie wordt getoond. U kunt een onjuiste locatie corrigeren, een nauwkeuriger adres selecteren, of via onze contactgegevens om een menselijke beoordeling vragen en uw situatie toelichten. Deze controle is onderdeel van de voorbereiding van een mogelijke overeenkomst; misbruikpreventie berust op ons gerechtvaardigd belang om de website te beveiligen.

Wie ontvangt uw sollicitatie?

Na succesvolle verzending worden uw gegevens, rooster en eventuele cv per e-mail aan Telesecretariaat.PRO bezorgd voor de behandeling van uw kandidatuur. De formuliercode maakt geen afzonderlijk kandidatenbestand aan. De verzonden sollicitatie bevindt zich wel in onze e-mailomgeving. Hosting- en e-maildienstverleners verwerken de gegevens voor zover dat nodig is om deze voorzieningen te leveren. We verkopen uw gegevens niet. We beperken het gebruik voor selectie tot de personen die bij uw kandidatuur betrokken zijn en delen gegevens verder alleen wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Hoelang bewaren we sollicitatiegegevens?

We bewaren uw sollicitatie zolang de selectieprocedure en de communicatie over het resultaat lopen. Na afsluiting is het criterium of gegevens nog noodzakelijk zijn voor een concrete opvolgvraag, een toepasselijke wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering. Alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens mogen dan verder worden bewaard, zolang die reden bestaat. Gegevens die niet meer nodig zijn, moeten worden verwijderd, ook uit de sollicitatiemails en eventuele werkkopieën.

Bewaring voor toekomstige vacatures vraagt een afzonderlijke afspraak over het doel en de termijn; het huidige formulier vraagt die toestemming niet. Bij aanwerving kunnen de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsrelatie deel worden van het personeelsdossier. Daarvoor gelden de bijbehorende doeleinden en bewaartermijnen. U kunt ons vragen welke bewaartermijn of criteria op uw eigen dossier van toepassing zijn.