Onze Werkwijze
-
1
Uw script, onze richtlijnen
In overleg met u worden uw richtlijnen in een schema gegoten dat door ons telesecretariaat rigoureus wordt gevolgd.
Samen met u bepalen we hoe wij uw oproepen beantwoorden, welke aanspreking we gebruiken en in welke talen uw cliënteel wordt begroet.
Ons telesecretariaat noteert wat er moet gebeuren tijdens de oproepen.
Een lijst wordt samengesteld van personen die een rapport moet ontvangen van elke oproep en wie slechts in bepaalde gevallen moet worden ingelicht..
-
2
Programmatie van de lijnen
Nadat uw script is opgesteld weten onze telesecretariaat-medewerkers hoe ze uw oproepen moeten beantwoorden en wat er tijdens en na de oproep moet gebeuren.
Vervolgens wordt de lijn in onze centrale geprogrammeerd en wordt er een extern nummer aan gekoppeld.
-
3
Testen van de lijnen
Nadat uw lijn werd geprogrammeerd kan ze worden getest.
De lijn wordt zowel in normale modus als in backup-modus getest, hier ontvangt u diverse rapporten van.
Tijdens deze testfase kan het zijn dat u foutmeldingen krijgt in uw mailbox, daarvoor is het dan ook een testfase.
-
4
Bekendmaking van het nummer
Zodra ons telesecretariaat alle instellingen heeft getest en er zeker van is dat alles goed werkt wordt het numemr bekendgemaakt.
Naar dit nummer, dat uitsluitend voor uw lijnen wordt gebruikt kan u vervolgens de doorschakelingen instellen.
-
5
Instellen van de doorschakeling
Vanaf kan u uw lijn of toestel naar ons telesecretariaat doorschakelen.
Weet u niet precies hoe dit moet, dan kan uw operator dit kosteloos voor u instellen.
Het volstaat het voor u gereserveerd nummer door te spelen aan uw operator en hem te vragen uw lijn door te schakelen naar dat nummer.
-
6
Genieten
Vanaf nu beantwoorden de medewerkers van ons telesecretariaat uw oproepen en kan u genieten van onze dienstverlening (en van de rust).
Natuurlijk kan u steeds wijzigingen aanbrengen aan het opgestelde script.
We weten als geen en ander dat uw richtlijnen mettertijd zullen wijzigen. Aarzel vooral niet om kort op de bal te spelen. Een samenwerking met een telesecretariaat is immers een voortdurend leerproces.